Implementierung eInvoicing bei Giesecke+Devrient

Auch für einen Hidden Champion wie Giesecke+Devrient ist die Digitalisierung ein entscheidendes Thema für den weiteren zukünftigen Geschäftserfolg. Die Umstellung auf papierlose elektronische Rechnungen (eInvoicing) war ein weiterer Schritt in die Automatisierung von internen Abrechnungsprozessen und reiht sich nahtlos in die übrigen Digitalisierungsthemen des Unternehmens ein.

Internationale eInvoicing-Prozesse und länderspezifische Anforderungen

Durch das weltweite Agieren von G+D wurden bis heute eInvoicing-Prozesse verschiedener Länder im B2C und B2B Umfeld implementiert:

• Italien (FatturaPA)
• Deutschland (xRechnung & ZUGFeRD)
• Spanien (FacturaE & SII)
• Saudi-Arabien (ZATCA)

Die Anforderungen in den einzelnen Ländern entstanden im Wesentlichen aus zwei Notwendigkeiten:

• Übermittlung gesetzlich vorgeschriebener Belege an die jeweilige staatliche Finanzbehörde
• Elektronische Rechnungsstellung an bestehende Kunden, die ihrerseits bereits elektronische Rechnungen empfangen können

SAP eDocument Cockpit und automatisierter Dokumentenaustausch

Dabei wurden unter anderem auch bestehende proprietäre Drittlösungen durch die SAP-Lösung „eDocument Cockpit“ und das SAP AIF („Application Interface Framework“) ersetzt. Das SAP „eDocument Cockpit“ ermöglicht es Unternehmen elektronische Dokumente z.B. aus Folgebelegen von Rechnungen zu erstellen. Die Lösung ermöglicht auch den automatisierten Austausch von Dokumenten zwischen verschiedenen Systemen und Partnerunternehmen, was zu einer deutlichen Reduzierung von manuellen Eingaben und damit verbundenen Fehlern führt.

Der Versand der elektronischen Dokumente erfolgt dabei je nach Empfängerseite in verschlüsselter Form über verschiedene Verteilungskanäle:

• PEPPOL (eine Infrastruktur, die elektronische Handelsdokumente wie Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen in Europa ermöglicht)
• E-Mail (ZUGFeRD)
• SAP CPI (Cloud Platform Integration)
• Webservices / Proxys / APIs

Somit kann sehr flexibel auf verschiedene Einsatzszenarien und auch eventuelle Kundenwünsche zum Rechnungsempfang reagiert werden.

Implementierung und Anpassung der SAP-Standardlösung

Die consenso agierte hier als Implementierungspartner, um die ausgelieferte SAP-Standardlösung des „eDocument Cockpits“ einzurichten und auf die verschiedenen Geschäftsprozesse von Giesecke+Devrient anzupassen. Somit konnte sichergestellt werden, dass die erstellten elektronischen Dokumente (z.B. im XML-Format) auch alle prozesskritischen Informationen beinhalten und fehlerfrei auf der Empfängerseite ankommen.